Lean ajută companiile să-și dea jos „kilogramele”

Pandemia ne-a adus magazinele în casă. Curierii au devenit la fel de cunoscuți ca vecinii, iar comerțul online a înflorit. Internetul a făcut din factorul timp un indicator care orientează click-ul achiziției produselor/serviciilor. Cum ajută Lean la îmbunătățirea proceselor în companii?

În același timp, Internetul a făcut îmbunătățiri remarcabile ale proceselor de business, fie ele de marketing, vânzări, lanț furnizor sau financiar. Interacțiunile de marketing directe cu publicul țintă, eficientizarea procesului de vânzare, procesarea rapidă a comenzilor, facturarea instantanee, sunt exemple ușor de remarcat ale rolului pe care Internetul îl joacă în eforturile de îmbunătățire a proceselor.

1. Eficiența ciclului proceselor în abordarea Lean

Concentrarea comerțului și serviciilor online pe eficiența ciclului procesului ca măsură a vitezei de execuție este primul pas pentru înțelegerea relevanței abordării Lean.

Eficiența ciclului procesului este dată de raportul dintre timpul cu valoare adăugată pentru client și timpul total scurs până îi ajunge comanda sau accesează serviciul, după caz.

Un proces Lean are o eficiență a ciclului procesului de 25% sau mai mult. Majoritatea proceselor de afaceri nu sunt Lean. Aproximativ 20% dintre activități contribuie la 80% dintre pierderile/ineficiențele din proces.

De aceea unul dintre obiectivele principale ale Lean este creșterea vitezei procesului prin eliminarea activităților fără valoare și a pierderilor din proces.

2.Tehnologii care ajută îmbunătățirea proceselor

Utilizarea Internetului a permis o îmbunătățire a procesului de afaceri prin schimbarea timpilor de procesare și livrare a unei comenzi. În mod similar, există o serie de alte tehnologii care ajută la eforturile de îmbunătățire a proceselor, cum ar fi Internetul.

Iată 5 dintre aceste tehnologii și exemple care arată modul în care acestea ajută la îmbunătățirea Lean:

a. Scanarea și digitizarea documentelor

Stocarea pe computer a devenit atât de ieftină încât multe companii scanează și digitizează majoritatea documentelor oficiale care vin sub formă de hârtie. Acestea pot fi contracte sau facturi de la furnizorii de servicii, consumabile sau materii prime.

Ulterior, acest proces permite circulația versiunii digitale a documentelor, mai degrabă decât mișcarea generatoare de pierderi a hârtiei fizice în întreaga companie.

Digitalizarea permite, de asemenea, proceselor să se deruleze fără efort, făcând posibil ca angajații din birouri aflate la distanțe mari să participe la același flux de lucru.

b. Sistemele de management al documentelor

Aceste sisteme permit unei companii să execute procese de afaceri care necesită colaborare între zone geografice și chiar continente.

Permit persoanelor din orașe sau țări diferite să lucreze în colaborare la un proces de afaceri, asigurându-se că schimbările pe care le fac sunt realizate într-un mod ordonat și nu se pierde nimic în timpul colaborării.

Sistemele de gestionare a documentelor permit extragerea documentelor pentru editare și necesită reintroducerea lor odată ce sunt finalizate.

Astfel, modificările făcute de persoane diferite pe același document nu se pierd. În multe procese de afaceri, acest lucru are potențialul de a elimina pierderile din cauza mișcării și, cel mai important, a calității implicării în colaborare.

În absența unor astfel de sisteme, se poate cheltui mai mult timp pentru trimiterea documentelor înainte și înapoi prin e-mail și coordonarea modificărilor aduse acelorași documente de către persoane diferite.

c. Automatizarea sistemelor de lucru

Multe procese de afaceri suferă de plimbarea fizică a hârtiei de la birou la altul. Când o bucată de hârtie ajunge pe următorul birou, așteaptă în spatele altor documente de lucru care au sosit înaintea ei.

Sistemele automate de flux de lucru pot menține procesul în mișcare, lansând alerte dacă anumite documente au așteptat prea mult timp și redirecționându-le către alții dacă cineva este ocupat.

Ele oferă, de asemenea, vizibilitate asupra blocajelor exacte sau potențiale într-un proces de afaceri, facilitând eforturile de îmbunătățire a procesului Lean pentru a le rezolva sau preveni.

d. Sisteme CRM/Sisteme de întrebări frecvente cu auto-accesare

Multe companii au modulul de management al relațiilor cu clienții (CRM) ca parte a site-ului lor web. Un client se poate autentifica și poate crea online un tichet pentru o solicitare de asistență sau serviciu, în loc să vorbească cu un reprezentant de asistență pentru clienți la telefon.

Multe companii folosesc secțiuni cu întrebări frecvente (FAQ) pe site-urile lor web conectate la niște librării de întrebări care au răspunsuri predefinite și unde clienții pot vedea dacă problema lor a fost întâmpinată de alți clienți și care a fost soluția, în acele cazuri.

Aceste sisteme permit accelerarea proceselor de asistență și servicii pentru clienți. Sunt convenabile pentru clienții finali, deoarece sunt disponibile pe internet, non-stop, oferind un serviciu mai bun decât atunci când se realizează prin telefon.

e. Aplicații de monitorizare și măsurare a procesului de afaceri

Eforturile Lean de îmbunătățire a unui proces sunt, de obicei, foarte orientate către anumiți pași. Principiul lui Pareto se aplică și proceselor de afaceri: 80% din blocajele și îmbunătățirea lor provin de obicei din 20% din pașii unui proces de afaceri.

Soluțiile de monitorizare și măsurare a proceselor de afaceri pot oferi o idee bună despre unde sunt aceste blocaje. Mai important, acestea le permit managerilor  să se asigure că nivelurile de servicii necesare pentru etapele individuale ale procesului sunt îndeplinite astfel încât întregul proces să funcționeze optim.

3. În concluzie

Eforturile Lean de îmbunătățire a proceselor au scopul de a crește viteza acestora și de a îmbunătăți eficiența ciclului procesului. O serie de noi tehnologii informaționale oferă promisiunea optimizării proceselor prin utilizarea lor adecvată.

Ele fac acest lucru prin reducerea semnificativă a pierderilor sub forma transportului inutil, timpilor de așteptare și introducerea manuală a datelor. Cu ajutorul Lean companiile își elimină excesul birocratic, își tonifică procesele și devin mai competitive.