7 bune practici pentru succesul echipelor hibride

În cele ce urmează sunt prezentate șapte bune practici care îi pot ajuta pe managerii “hibrizi” să valorifice la maximum succesul echipelor hibride și potențialul echipei lor. Chiar dacă ești sau nu manager, rămâi cu noi ca să descoperi cum te pot ajuta aceste practici să fii un foarte bun om de echipă.

Cheia unei colaborări de succes între echipele hibride este: depășirea problemelor și optimizarea comunicării. Anticiparea obstacolelor și luarea măsurilor necesare pentru a le evita este esențială. Comunicarea eficientă, pe de altă parte, îi ajută pe toți colegii să cunoască structura hibridă și orice modificări ale practicilor și proceselor.

1. Standardizarea accesului la hardware și software

Unul dintre cele mai mari obstacole în calea colaborării virtuale eficiente este asigurarea accesului la hardware și software. Angajații trebuie să își poată face treaba eficient, indiferent dacă lucrează la fața locului sau de acasă. Prin accesul la aceleași instrumente se vor evita problemele de compatibilitate și se va oferi tuturor aceeași bază de lucru.

Evoluția soluțiilor colaborative și celor bazate pe cloud este continuă. Ca hardware, monitoarele de videoconferință cu o cameră web integrată și cu microfon sunt o soluție excelentă de lucru la distanță. Pentru scenariile de lucru la birou, folosirea unei table interactive stimulează implicarea, permițând prezentarea hibridă, fără întreruperi. În plus un astfel de echipament se integrează foarte bine cu soluții software de la distanță, cum ar fi Microsoft Teams, Google Meet sau alte platforme foarte populare pentru lucrul echipelor hibride.

2. Organizarea de întâlniri de lucru hibride

În continuare, este esențial ca echipele hibride să aibă întâlniri hibride. Deși acesta poate părea un punct evident, este surprinzător de ușor pentru cei care lucrează la birou să colaboreze, independent de colegii care lucrează de la distanță. Acest lucru poate implica convocarea propriilor întâlniri mai mici, ceea ce îi exclude automat pe cei care lucrează la virtual.

O modalitate eficientă de a evita aceste probleme este adoptarea abordării „în primul rând la distanță”. Aceasta înseamnă să practici munca de la distanță ca abordare implicită pentru echipă, astfel încât să nu existe un dezavantaj inerent asociat cu munca în afara biroului. Acest lucru va ajuta, de asemenea, ca toate întâlnirile echipei să îi includă pe cei care nu sunt fizic prezenți la birou.

3. Folosirea instrumentelor de videoconferință

Ca să devină posibilă colaborarea virtuală este vital ca toți membrii unei echipe hibride să aibă acces la cele mai bune instrumente de videoconferință. La un nivel basic, acest lucru înseamnă să folosească echipamente hardware robuste cu caracteristici tehnice care să permită folosirea îndelungată.

Pentru angajații care se întâlnesc la birou, un display interactiv constituie un plus pentru sala de ședințe. Toți participanții vor putea vedea conținutul și se vor simți la fel de implicați și conectați. Cei care prezintă datele se vor simți încrezători și în largul lor, putând face adnotări pe ecranul tactil, în timp real, cu ajutorul unui stylus.

4. Accesarea mai multor canale de comunicare 

Instrumentele de videoconferință formează adesea baza colaborării virtuale. În timp ce opțiunea de a forma săli de lucru virtuale sau conversații unu-la-unu permite mai multă consultare individuală, este, de asemenea, important să se ofere canale de comunicare suplimentare în cadrul echipelor hibride.

Unele informații pot fi trimise membrilor echipei prin e-mail, în timp ce poate exista și un rol pentru mesageria directă prin instrumente precum Google  Hangouts, Slack sau Workplace Chat. Aplicațiile precum  WhatsApp și Telegram care au nevoie doar de acces la internet sunt excelente pentru comunicarea instantanee. Echipele internaționale sau angajații locali care lucrează temporar în străinătate folosesc adesea aceste soluții sigure.

5. Alocarea de sarcini cu termene limită clare

Atunci când vorbim de echipe hibride, toți membrii trebuie să aibă o idee clară despre ceea ce au de făcut la un moment dat. Este la fel de important ca ei să știe exact când trebuie să-și încheie munca.

Un element esențial pentru managementul hibrid al echipei este alocarea unui termen limită adecvat și limpede pentru orice sarcină de lucru. Cu termene clare, tot personalul va rămâne pe drumul cel bun, indiferent dacă se află la locul de muncă sau lucrează de acasă.

6. Utilizarea practicilor de management de proiect

Unul dintre cele mai importante elemente pentru echipele hibride este excelența în managementul proiectelor. Pentru ca să producă rezultatele dorite, în colaborarea virtuală liderii de proiect trebuie să preia conducerea și să fie atenți. Ei se vor ocupa în primul rând selectarea persoanelor potrivite pentru a manageria proiectul, vor gestiona moralul echipei și vor monitoriza progresul individual pe măsură ce munca este realizată.

O mulțime de aplicații software, cum ar fi  Asana sau  Monday.com sunt de ajutor în organizarea sarcinilor și managementul proiectelor. Acestea permit managerilor de proiect să atribuie cu ușurință sarcini și să creeze planuri de lucru, ceea ce face eficientă organizarea și delegarea sarcinilor. Membrii echipei pot, de asemenea, să partajeze fișiere importante, să actualizeze echipa cu privire la progresul lor și să comunice alte informații valoroase despre proiect.

7. Acordarea încrederii membrilor echipei hibride

Ultima cea mai bună practică pentru optimizarea  colaborării virtuale în cadrul echipelor hibride este încrederea în faptul că echipa ta își va face treaba, indiferent de unde lucrează. Unii manageri și lideri de echipă pot avea inițial  tendința de microgestionare, dar acest lucru este probabil să împiedice productivitatea oamenilor.

Cu termene clare pentru fiecare sarcină, angajații vor avea libertatea de a alege modalitatea cea mai bună de a-și face treaba. Pentru eficiență este recomandată reducerea întreruperilor inutile. Dacă e nevoie rapidă de un raport de progres, uneori este suficient un mesaj sau un email. O întâlnire suplimentară a echipei doar va perturba fluxul de lucru al echipei.